Human Resources Development and Vocational Training

Vor- und Nachbereitung

Vorbereitungen

Offizielle Mitarbeitergespräche sind keine spontan geführten Gespräche, sondern werden wie folgt vorbereitet und strukturiert.

1. Termin vereinbaren

Die Führungskraft stimmt den Termin mindestens zwei Wochen vorher mit dem/der Mitarbeiter/in ab. Bitte reservieren Sie hierfür ausreichend Zeit (mind. 1 h) und einen Ort an dem Sie ungestört unter vier Augen sprechen können. Weitere Gesprächsteilnehmer/innen sind nur in begründeten Ausnahmefällen möglich.

Bitte sprechen Sie bereits bei der Terminvereinbarung ab in welchem Umfang das Gespräch stattfinden soll, ob es sich also um ein Basisgespräch handelt oder weitere freiwillige Vertiefungen besprochen werden.

Das Mitarbeitergespräch findet einmal jährlich zu einem frei wählbaren Zeitpunkt statt. Auf Wunsch des/der Mitarbeiter/in, bei Wechsel der Tätigkeit oder Führungskraft und bei Versetzung ist jedoch auch ein weiteres Mitarbeitergespräch möglich. Bei Beamten/innen sollte das Gespräch vor der Leistungsbeurteilung stattfinden um die besprochenen Ergebnisse in die Beurteilung einfließen lassen zu können.

2. Gesprächsleitfaden übergeben

Mit Hilfe des Gesprächsleitfadens, den Sie im Bereich Downloads herunterladen können, wird das Mitarbeitergespräch von beiden Teilnehmern vorbereitet. Eine sorgfältige Vorbereitung ist Voraussetzung für ein gelungenes Mitarbeitergespräch. Die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung liegt bei beiden Gesprächspartnern.

Nach dem Gespräch

Der Leitfaden, der zur Vorbereitung des Gesprächs ausgefüllt wurde, verbleibt jeweils bei den  Gesprächspartnern und wird nicht an die Personalentwicklung (PEW) weitergeleitet. 

Vorbereitung

Die Führungskraft stimmt mindestens eine Woche vor dem Mitarbeiterjahresgespräch den Termin mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin ab. Reservieren Sie ausreichend Zeit für das Gespräch (mindestens eine Stunde) und einen Raum, an dem Sie ungestört unter vier Augen sprechen können. Weitere Gesprächsteilnehmer und Gesprächsteilnehmerinnen sind nur in begründeten Ausnahmefällen möglich.

Beide Gesprächsteilnehmenden können sich anhand des entsprechenden Vorbereitungsbogen auf das Gespräch vorbereiten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen zur Vorbereitung die Anlage 2 der Dienstvereinbarung und Führungskräfte die Anlage 3. Die Anlagen umfassen jeweils Impulsfragen, einen Bereich für Notizen und einen Fragenkatalog zur ausführlichen Vorbereitung. Sie können frei wählen, ob Sie sich anhand der Impulsfragen oder mit dem ausführlichen Fragenkatalog auf das Gespräch vorbereiten. Eine sorgfältige Vorbereitung ist Voraussetzung für ein gelungenes Mitarbeiterjahresgespräch. Die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung liegt bei beiden Gesprächsteilnehmenden.

Durchführung

Das Mitarbeiterjahresgespräch dauert in der Regel zwischen ein bis zwei Stunden. Alle Gesprächsinhalte sind vertraulich zu behandeln!

Es besteht die Möglichkeit Ergebnisse schriftlich festzuhalten, dafür können Sie die Anlage 4 Vereinbarungsbogen oder bei der Nutzung von Zielvereinbarungen die Anlage 5 verwenden. Diese Dokumente verbleiben bei den jeweiligen Gesprächsteilnehmenden und werden nicht an die Personalentwicklung und Berufliche Ausbildung (PEBA) weitergeleitet.

Nachbereitung

Nach dem Gespräch sind beide Gesprächsteilnehmenden angehalten, die gemeinsamen Absprachen umzusetzen. Besteht der Bedarf, z. B. zur Überprüfung der getroffenen Vereinbarungen / Zielsetzungen, können weitere Gespräche vereinbart werden.

Ansprechpartnerin