FAQs

Was sind Mitarbeitendenjahresgespräche?

Jahresgespräche für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Bestandteil einer modernen Führungskultur und fördern eine aktive und motivierende Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Beschäftigten. Das Jahresgespräch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist kein anlassbezogenes Gespräch, sondern wird losgelöst von der konkreten Arbeitssituation geführt und ist insbesondere deutlich von Gesprächen mit disziplinarischem Charakter abzugrenzen. Es versteht sich als beziehungsgestaltendes und entwicklungsförderndes Element und ist ein strukturiertes, von beiden Partnern vorbereitetes Gespräch.

Warum werden diese Gespräche geführt?

Die Gespräche tragen zu einer Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Beschäftigten bei. Sie unterstützen die fachliche wie auch persönliche Entwicklung der Beschäftigten, begleiten den Entwicklungsfortschritt und fördern aktiv die Chancengleichheit.

Können neben den Mitarbeitendenjahresgesprächen weiterhin andere Gespräche zwischen Führungskraft und den Beschäftigten stattfinden?

Selbstverständlich können und sollen bei Anlässen aller Art regelmäßig Gespräche zwischen Führungskraft und Beschäftigten stattfinden. Insbesondere bei Problemen und Konflikten ist es wichtig, diese möglichst zeitnah zum Anlass eines Gesprächs zu nehmen. Das Mitarbeitendenjahresgespräch sollte nicht durch aufgeschobene Probleme o.ä. vorbelastet sein und ersetzt nicht die weitere Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin oder Mitarbeiter.

Ist die Beamtenbeurteilung Teil des Mitarbeitendenjahresgesprächs? Ersetzt es die Beamtenbeurteilung?

Nein, das Mitarbeitendenjahresgespäch und die Beamtenbeurteilung finden unabhängig voneinander statt.

Wer führt das Mitarbeitendenjahresgespräch?

Das Gespräch findet zwischen der direkten Führungskraft und der oder dem Beschäftigten statt. Als zentrale Führungsaufgabe kann es im Rahmen der Governance des KIT auf die Fachebene delegiert werden.

Ist das Mitarbeitendenjahresgespräch für mich als Beschäftigte oder als Beschäftigter verpflichtend?

Das Gespräch ist für Sie als Beschäftige oder Beschäftigter freiwillig. Jedoch sollten Sie es als Chance verstehen, Ihren Arbeitsplatz und Ihre Aufgaben aktiv mitzugestalten und Ihrer Führungskraft benötigte Entwicklungsmaßnahmen aufzuzeigen.

Wer ist von der Durchführung eines Mitarbeitendenjahresgesprächs ausgenommen?

Ausgenommen sind:

  • Auszubildende,
  • Praktikantinnen und Praktikanten,
  • Verfasserinnen und Verfasser von Abschlussarbeiten,
  • wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte, geringfügig Beschäftigte,
  • Beschäftigte mit einem befristeten Arbeitsvertrag von einem Jahr oder weniger (ausgenommen es handelt sich um eine Anschlussbeschäftigung).

Wie kann ich mich als Führungskraft auf das Mitarbeitendenjahresgespräch vorbereiten?

Als Grundlage für die Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs kann der seitens der Personalentwicklung zur Verfügung gestellte Leitfaden (Anlage 1 der Dienstvereinbarung zur Durchführung von Mitarbeitendenjahresgesprächen) genutzt werden. Dieser dient als Orientierung und versteht sich als Anker, um strukturiert durch das Gespräch zu führen. Zudem können Sie die Anlage 3 mit Impulsfragen für Führungskräfte zur Vorbereitung nutzen. Die Fragen dienen lediglich der Orientierung und können bei Bedarf angepasst werden.

Wie kann ich mich als Beschäftigte oder als Beschäftigter auf das Mitarbeitendenjahresgespräch vorbereiten?

Als Grundlage für die Vorbereitung und Durchführung des Mitarbeitendenjahresgesprächs kann der seitens der Personalentwicklung zur Verfügung gestellte Leitfaden (Anlage 1 der Dienstvereinbarung zur Durchführung von Mitarbeitendenjahresgesprächen) genutzt werden. Dieser dient als Orientierung und versteht sich als Anker, um strukturiert durch das Gespräch zu führen. Zudem können Sie die Anlage 2 mit Impulsfragen für Mitarbeitende zur Vorbereitung nutzen. Die Fragen dienen lediglich der Orientierung und können bei Bedarf angepasst werden. Unterstützend können auch die Instrumente Job Assignment, Kompetenzmodell sowie der Karrierefächer herangezogen werden.

Welche Inhalte hat das Mitarbeitendenjahresgespräch?

Das Gespräch beinhaltet einen Austausch über Aufgaben, Zusammenarbeit, Entwicklungsperspektiven sowie Rahmenbedingungen. Das Arbeitsverhalten und Arbeitsergebnisse des zurückliegenden Zeitraums werden reflektiert und Erwartungen, Vorstellungen und Perspektiven einschließlich konkreter Maßnahmen hinsichtlich der beruflichen Weiterentwicklung der Beschäftigten oder des Beschäftigen können besprochen werden. Dabei stehen die Möglichkeiten, persönliche Ressourcen zu aktivieren und zu fördern, insbesondere die Qualifikations- und Karriereziele im Fokus. Je nach Qualifizierungs- und Lebensphase können bestimmte Inhalte vertieft werden.

Wann findet das Mitarbeitendenjahresgespräch statt?

Das Gespräch findet mindestens einmal jährlich während der persönlichen Arbeitszeit statt. Zusätzlich zum Jahresturnus ist die Durchführung eines weiteren Mitarbeitendenjahresgesprächs innerhalb eines Jahres möglich, z. B. auf Wunsch der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, bei Wechsel der Tätigkeit, der Führungskraft oder bei Versetzung.

Wann sollte zum Mitarbeitendenjahresgespräch eingeladen werden?

Die Führungskraft lädt mindestens eine Woche vor dem Gespräch dazu ein.

Wie lange dauert das Mitarbeitendenjahresgespräch?

Für das Gespräch wird ein ausreichender Zeitrahmen reserviert, so dass das Gespräch keinesfalls unter Zeitdruck stattfindet. In der Regel dauert es zwischen ein bis zwei Stunden.

Können weitere Parteien zum Mitarbeitendenjahresgespräch eingeladen werden?

Das Gespräch findet in der Regel unter vier Augen zwischen Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und direkter Führungskraft statt. In begründeten Ausnahmefällen oder im Konfliktfall kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter oder die Führungskraft im gegenseitigen Einvernehmen Sachkundige Dritte, z.B. nächsthöhere Vorgesetzte oder nächsthöherer Vorgesetzter, ein Personalratsmitglied, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der Personalentwicklung oder eine Chancengleichheitsbeauftragte, hinzuziehen.

Müssen die wesentlichen Gesprächsinhalte dokumentiert werden?

Es besteht keine Pflicht zur Dokumentation. Eine schriftliche Vereinbarung hilft jedoch das Mitarbeitendenjahresgespräch ergebnisorientiert zu beenden. Für die Dokumentation kann der Vereinbarungsbogen (Anlage 4 der Dienstvereinbarung zur Durchführung der Mitarbeitendenjahresgespräche für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) oder der Zielvereinbarungsbogen (Anlage 5 der Dienstvereinbarung zur Durchführung der Mitarbeitendenjahresgespräche) genutzt werden.

Wo wird der Vereinbarungsbogen aufbewahrt?

Die Aufbewahrung des Vereinbarungsbogens sowie des Zielvereinbarungsbogens erfolgt stets vertraulich. Eine Weitergabe der Dokumentation an Dritte, die elektronische Speicherung sowie Vervielfältigung ist nicht zulässig. Ausnahme ist die Vervielfältigung direkt im Anschluss an das Gespräch für die Gesprächsteilnehmenden.

Wo verbleiben die Unterlagen des Mitarbeitendenjahresgespräch im Falle eines Wechsels der Führungskraft?

Im Falle eines Wechsels der Führungskraft ist eine Weitergabe der Unterlagen an die künftige Führungskraft nicht zulässig; auf Wunsch der Beschäftigten oder des Beschäftigten jedoch möglich.

Wie lange wird der Ziel-/Vereinbarungsbogen aufbewahrt?

Nach Ablauf von spätestens fünf Jahren werden die Unterlagen der Mitarbeitendenjahresgespräche datenschutzgerecht vernichtet. Im Falle des Ausscheidens oder Wechsels innerhalb der Dienststelle der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters werden die Unterlagen unverzüglich vernichtet.

Welche Weiterbildungen werden zur Vorbereitung auf das Mitarbeitendenjahresgespräch angeboten?

Zeitnah und bedarfsgerecht (mindestens einmal jährlich) werden Schulungen über das Führen von Mitarbeitendenjahresgesprächen bei der FTU angeboten. Führungskräfte sollen grundsätzlich an einer Schulung teilnehmen, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Teilnahme freiwillig. Zusätzlich besteht die Möglichkeit das E-Learning Angebot der Personalentwicklung zu nutzen.